Die Stadtwerke Oberhausen (STOAG) haben die Betriebsabläufe in der eigenen Buswerkstatt in mehreren Schritten optimiert. In Zusammenarbeit mit COS und der M-Exchange AG wurde jetzt ein Gutschriftverfahren für ein revisionssicheres, beschleunigtes und vereinfachtes Bestellwesen eingeführt.

Verdächtiges Quietschen oder störendes Vibrieren: Wenn sich an einem der 120 Busse der STOAG Stadtwerke Oberhausen GmbH ein Schaden ankündigt, merken das die Fahrer zuerst. Derartige Beobachtungen werden dann sofort per Funk an die Leitstelle gemeldet, wo sie unverzüglich im Betriebsmeldeerfassungs-System von Nettro erfasst werden. Von dort werden die Daten dann automatisch via Schnittstelle an das bei der STOAG eingesetzte Werkstattmanagementsystem COSware übertragen.

Das war nicht immer so einfach. Noch bis 2018 mussten die Fahrer Störungen an den Bussen handschriftlich auf Mangelzetteln erfassen, die dem Arbeitsvorbereiter nach Ankunft am Betriebshof übergeben wurden. Das Vereinfachen der Fehlermeldungen war aber nur einer von vielen Effekten des 2017 angestoßenen IT-Projekts, mit dem mehrere Ziele gleichzeitig erreicht werden sollten: „Wir wollten den Verwaltungsaufwand minimieren, Teilprozesse automatisieren und den Lagerbestand unserer Ersatzteile optimieren. Am wichtigsten war uns jedoch die Einführung eines Gutschriftverfahrens für unsere Hauptlieferanten“, erklärt Projektleiter Uwe Schaulies von der STOAG-Tochter EVO (Energieversorgung Oberhausen), der dort im Bereich Organisation und Datenverarbeitung tätig ist.

Reduzierte Bestände

Das Optimieren des Lagerbestands gelang der STOAG auf Basis der vorliegenden Daten und Zahlen. Hier konnte das Projekt-Team auf den Fundus des bereits 1999 eingeführten Werkstattmanagementsystems COSware zurückgreifen, mit dem seit zwei Jahrzehnten auch das Ersatzteilelager verwaltet wird. Jeder in COSware erzeugte Werkstattauftrag verfügt über einen Barcode, der vom beauftragten Mechatroniker bei Arbeitsbeginn gescannt wird. Die für den Auftrag benötigten Ersatzteile werden anschließend am Lagerfach gescannt, entnommen, automatisch ausgebucht und dem betreffenden Auftrag zugeordnet. Anhand der vielen gespeicherten Geschäftsvorfälle konnte genau analysiert werden, welche Ersatzteilbestände ohne Gefährdung der Versorgungssicherheit abgebaut werden konnten. „Allein dadurch konnten wir neben dem eingesparten Lagerplatz unsere Kapitalbindung um 130.000 Euro reduzieren“, stellt Schaulies fest.

Bei der Einführung des Gutschriftverfahrens bei den Hauptlieferanten standen weitere Kosteneinsparungen und die Revisionssicherheit der Ersatzteilbeschaffung im Vordergrund. „Beim bisherigen Bestellprozess gab es in immer wieder Abweichungen zwischen den in COSware hinterlegten und den tatsächlich vom Lieferanten berechneten Preisen“, erinnert sich Schaulies. Das lag daran, dass die Preise in COSware nur unregelmäßig und manuell über einen externen Datenträger aktualisiert wurden. Differenzen fielen erst bei der Rechnungsprüfung auf und führten zu nachträglichen Änderungen bei den im System hinterlegten Bestellungen. „Dieses Vorgehen war nicht revisionssicher, weil die Ersatzteil-Preise nachträglich manipuliert werden konnten“, erklärt Schaulies, der auf über 30 Jahre Erfahrung mit IT-Projekten zurückblicken kann.

Aktuelle Preise und Rabatte

Im Gegensatz zum vorherigen Ablauf werden die aktuellen Produkte und Preise jetzt über eine offene Katalogschnittstelle (Open Catalog Interface OCI) direkt von den Lieferanten zu einem speziell dafür eingerichteten Online-Shop übertragen. Die neue Shop-Plattform stammt von der M-Exchange AG, die sich auf das Automatisieren und Vereinfachen der Unternehmensbeschaffung spezialisiert hat. „Unsere Lieferanten übertragen den jeweils gültigen Gesamtkatalog mit bereits rabattierten Nettopreisen per OCI an M-Exchange“, erklärt Schaulies. Von dort werden die Daten automatisch an COSware weitergeleitet.

Für eine Bestellung wählt der Arbeitsvorbereiter Artikel, Menge, Preis und befüllt damit seinen Warenkorb. Nach dessen Freigabe versendet M-EXchange die Bestellung per Mail an die betreffenden Lieferanten und meldet das Auslösen der Bestellung an COSware zurück. In COSware wird auch der Wareneingang verbucht und die Gutschrift erstellt, sobald die Ersatzteile bei der STOAG eintreffen. Davon erfährt der Lieferant per Mail, die mit der Gutschrift automatisch von COSware generiert und verschickt wird. Parallel wird die Gutschrift im Warenwirtschaftssystem (SAP) gebucht, archiviert und anschließend dem Zahlungsworkflow zugeführt. Erst danach ist der Werkstattauftrag komplett abgearbeitet, was zu guter Letzt an das Betriebsmeldeerfassungs-System zurückgemeldet wird.

Gutschrift statt Rechnung

„Das neue Verfahren ist revisionssicher und spart pro Bestellung rund 15 Minuten Zeit, weil viele Bearbeitungsschritte weggefallen sind“, betont Schaulies. Hinzu kommt die Zeitersparnis beim Lieferanten, der nun keine Rechnungen mehr schreiben muss und schnell und zuverlässig sein Geld bekommt. Bei der STOAG entfallen dadurch das Prüfen der Eingangsrechnungen sowie das Durchführen von Korrekturbuchungen durch nachträgliche Preisänderungen. „Die Verantwortung für die Preisaktualität haben wir an M-Exchange ausgelagert, was bei uns zu einer weiteren großen Entlastung geführt hat“, so Schaulies. Die Preisaktualität ermöglicht zudem einen aussagefähigen Preisvergleich unter den verschiedenen im System hinterlegten Lieferanten. Durch diese Transparenz kauft die STOAG immer nur beim tatsächlich günstigsten Anbieter, was weitere Einsparungen bringt.

„Alles in allem dürfte sich die Investition in die neue IT-Lösung in rund 5 Jahren amortisiert haben“, meint Schaulies, dem schon das nächste Optimierungsprojekt vorschwebt. Zukünftig soll COSware auch für das Betriebshofmanagement der STOAG eingesetzt werden. Die Bandbreite eines Betriebshofmanagementsystems (BMS) reicht von der Einfahrtsüberwachung über die Befundung, das Parken bis hin zur Fahrzeugortung und die Ausfahrtsüberwachung. Ein BMS disponiert automatisch die am besten geeigneten Fahrzeuge für die verschiedenen Umläufe und reagiert umgehend auf Störungen im Betriebsablauf.

Werte, die gefallen

Dem kommenden BMS-Projekt sieht Schaulies gelassen entgegen, denn „die Zusammenarbeit COS funktioniert außerordentlich gut“, so der langjährige IT-Berater und Projektmanager. Bei COS habe er zudem seit Jahrzehnten dieselben Ansprechpartner, was für eine hohe Bodenständigkeit und Zuverlässigkeit spreche: „Das sind Werte, die mir gefallen“.

Hintergrund: STOAG Stadtwerke Oberhausen GmbH

Die STOAG Stadtwerke Oberhausen GmbH ist als hundertprozentige Tochter der Stadt Oberhausen der kommunale Anbieter für den Bus- und Straßenbahnverkehr. Die Geschichte des Unternehmens reicht bis auf das Jahr 1897 zurück. Damals wurden die Stadtwerke als erstes kommunales Dienstleistungsunternehmen für den Straßenbahnbetrieb gegründet. Heute sorgen 118 Busse und 6 Straßenbahnen für umweltverträgliche Mobilität in Oberhausen, darunter zwei Hybrid- und sechs Elektrobusse. Pro Jahr werden 34,5 Mio. Fahrgäste befördert. Rund 410 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter garantieren gute Verbindungen und guten Service. An wichtigen Haltestellen zeigen dynamische Fahrgastinformationssysteme die aktuelle Abfahrtzeit der Busse und Straßenbahnen an.

Kernstück des Liniennetzes ist eine vom Individualverkehr unabhängige ÖPNV-Trasse, auf der Busse und Straßenbahnen bis zu 80 km/h fahren und für eine schnelle Verbindung zwischen Hauptbahnhof, Neue Mitte Oberhausen mit CentrO. und Freizeitpark, und dem Stadtteil Sterkrade sorgt.

Weitere Informationen unter www.stoag.de

Hintergrund: M-Exchange AG

Die M-Exchange AG mit Sitz in Bad Vilbel bietet ihren Kunden Lösungen zur Optimierung sämtlicher operativer Beschaffungsprozesse. Das umfangreiche Portfolio besteht aus eProcurement-Plattform, eVergabe, Beratungsservices, Lieferantenintegration und Rechnungsmanagement. Zusätzlich können externe Partner-Dienste für den strategischen Beschaffungssektor nahtlos integriert werden.

Weitere Informationen unter www.m-exchange.de

Hintergrund: COS GmbH

Die COS GmbH ist ein Software- und Beratungshaus, das sich auf leistungsfähige IT-Lösungen in den Bereichen Fuhrpark, Logistik und Tourenplanung, Objektverwaltung und Personal sowie Instandhaltung, Werkstatt und Betriebshofmanagement konzentriert.

Das Unternehmen besteht seit 1982 und engagiert sich für mehr als 750 Kunden aus den Bereichen Transport, Industrie, Handel, Dienstleistung, öffentlicher Verwaltung und ÖPNV. Die Software-Module der Marke „COSware“ werden täglich von über 12.500 Anwendern genutzt.

Mehr als 4.000.000 Fahrzeuge und Objekte werden mit COSware verwaltet, disponiert und instandgesetzt – darunter auch Geräte, Maschinen, Flurförderzeuge, Container und Gebäude. COS steht für „Computersysteme, Organisation und Softwareentwicklung“.

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COS GmbH	KfdM – Kommunikation für den Mittelstand
Pressestelle Raiffeisenstrasse 21 D-77704 Oberkirch Telefon +49 (0) 7802 7027 0 E-Mail: cos@COSonline.de	Marcus Walter Sudetenweg 12 D-85375 Neufahrn Tel.: +49 8165 999 38 43 E-Mail:  walter@kfdm.eu